NotuBiz

Jan Dirk Pruim, griffier gemeente Almere

 
"Het raadswerk gaat zich van zóeken naar vínden van informatie verplaatsen. Burgers en gekozen burgers kunnen elkaar steeds beter helpen, omdat (raads- en samenlevings)informatie te vinden is op het web. Zo is van Almere 10 jaar aan papieren raadswerk in het raadspublicatiesysteem van NotuBiz – NotuDoc – geplaatst. De toevoeging van geluids- en beeldmateriaal is een volgende stap. Systemen zoals een politiek portaal zullen steeds meer persoonlijk maatwerk mogelijk maken. Maar vanuit die persoonlijke inrichting van het vinden van informatie, biedt het systeem juist volop kansen de 'krachten' voor de (lokale) samenleving te bundelen. Dit digitale hulpmiddel zal van nog ongekende invloed zijn op de nieuwe verhouding tussen burger en gekozen burger. Om die reden mogen raden en griffies die ontwikkelingen niet veronachtzamen. Sterker nog, het zou in deze tijdsfase een welhaast een vanzelfsprekende prioriteit moeten zijn."

Irene Rozemeijer, Griffier Kollumerland c.a.

Ik ben zeer tevreden over de serviceverlening van NotuBiz. Snelle support is voor een kleine griffie zoals wij ideaal.

Waarom is men in gemeente Kollumerland c.a. destijds papierloos gaan werken?
“In 2011 nam de raad zich voor om papierarm te gaan werken. Men wilde zowel mee met de moderne mogelijkheden die beschikbaar kwamen als papier besparen in het vergaderproces.”

Waarom is er destijds voor NotuBiz gekozen?
“Aanvankelijk hebben we met weinig middelen zelf een start gemaakt met de bestaande website en een gratis app. De raad koos er toen voor om zelf voor een tablet te zorgen, waarvoor men een vergoeding kreeg. Dit was een stap in de goede richting, maar het bleef in de eerste jaren nog wel vrijblijvend. Daardoor hadden we in die periode vooral een ‘hybride’ oplossing met middelen die uiteindelijk niet tijdbesparend bleken. In 2014 is voor NotuBiz gekozen, vanwege een aantal redenen:
o We kunnen het systeem geleidelijk naar eigen wens opbouwen omdat we per module kunnen afnemen;
o De buurgemeenten en samenwerkingspartners hadden ook voor NotuBiz gekozen of stonden op het punt dit te doen;
o We kregen een gezamenlijk aanbod en zijn hier op ingegaan.
Hierbij is de raad van papieren vergaderstukken écht overgegaan naar het gebruik van tablets. Het stadium van werken met laptops hebben we overgeslagen.”

Dragen de diensten van NotuBiz bij aan een vereenvoudiging van de werkprocessen?
“Zeker. Uiteraard kunnen we ons veel mails met bijlagen besparen. Verder is het werk aan de beheerkant ook een stuk eenvoudiger geworden, wat veel tijd scheelt. Daarnaast zijn we flexibeler, want het systeem is erg gebruiksvriendelijk. Zo kunnen we in NotuBox beginnen met het voorbereiden en vullen van de agenda op momenten die ons het beste uitkomen. We hoeven dit dus niet in één keer te doen en zo raakt de agenda ruim voor de vergadering gaandeweg compleet, wat erg prettig werken is.”

Hoe ervaren de gemeenteraadsleden het werken met NotuDoc en NotuBox?
“Terwijl men voorheen nog overwegend met papier werkte, zijn alle raadsleden tijdens de overgang direct meegegaan in het werken via tablets. In het begin is het natuurlijk even zoeken omdat men gewend is het op een andere manier te doen, maar over de diensten zelf zijn ze allen positief en ze ervaren vooral veel gebruiksgemak. Ze vinden het een eenvoudig, intuïtief systeem en hebben vooral vragen over mogelijkheden tot uitbreidingen. Daarnaast zijn ze gestart met het aanmaken van groepen.”

Wat vindt u er als griffier van?
“Ik ben zelf ook erg enthousiast. Wat ik bijvoorbeeld heel fijn vind, is dat autorisaties voor de toegang tot agenda’s dezelfde dag nog door jullie support in orde kunnen worden gemaakt. Ik vind het contact met de helpdesk altijd erg prettig.” Verder kunnen we nu nog meer dan voorheen het papier loslaten, en dat scheelt bij de griffie echt tijd.

Bent u tevreden over de serviceverlening van NotuBiz?
“Zeer tevreden. Snelle support is voor een kleine griffie zoals wij ideaal.”

Kees Steehouwer, griffier gemeente Vianen

"Onze raadsleden zijn erg enthousiast over NotuBox. Ik hoor weinig klachten en iedereen heeft zijn iPad altijd mee naar de raadsvergadering. Het is echt een vooruitgang." 

Waarom is men in Vianen papierloos gaan werken?
“Als je om je heen kijkt in gemeenteland en in je eigen netwerk, zie je dat papierloos vergaderen de toekomst is. In Vianen vinden we het belangrijk om met de tijd mee te gaan. Daarom is het voorstel om papierloos te gaan werken in de gemeenteraad besproken. De heersende mening was dat het papierloos werken moest worden ingevoerd. Er werd geld voor vrijgemaakt en de invoering is inmiddels een feit. Er is nog een aantal raadsleden dat de raadsvoorstellen ook op papier ontvangt. Voor de laatste maanden van deze raadsperiode faciliteert de griffie dit graag, maar vanaf de verkiezingen op 19 maart gaan we volledig papierloos!”

Waarom is er indertijd gekozen voor NotuBiz?
“Onze oude website met bijbehorend raadsinformatiesysteem volstond niet meer. Zodoende kwam er ruimte voor een nieuw systeem. Er is een beperkt aantal aanbieders op de markt. NotuBiz bedient het grootste aantal gemeenten en kwam in de vergelijking het beste uit de bus.” 

Hoe ervaren de gemeenteraadsleden het werken met NotuDoc en NotuBox?
“Ze zijn er erg enthousiast over. Ik hoor weinig klachten en iedereen heeft zijn iPad altijd mee naar de raadsvergadering. Er zijn er dus nog enkelen die naast de iPad ook met papier werken, maar ik verwacht dat dit in de nieuwe raadsperiode verleden tijd zal worden.”

En wat vindt u als griffier ervan?
“Ook ons als griffie bevalt het goed. Het meeste hebben we nu goed onder de knie, hoewel ik nog wel eens zit te stoeien met de vergadermappen en de gedeelde mappen. We gaan ervoor zorgen dat wijzelf en ook de nieuwe raadsleden straks eerst vlekkeloos uit de voeten kunnen met de basisfunctionaliteiten van de diensten. Daarna is het tijd om te denken aan uitbreiding, bijvoorbeeld met extra modules van NotuDoc of digitale verslaglegging in de vorm van NotuRecord.”

Bent u tevreden over de serviceverlening van NotuBiz?
“Jazeker. Ik heb regelmatig contact met de Helpdesk en mijn vragen worden altijd snel opgepakt en naar tevredenheid beantwoord. Het is prettig om op die manier geholpen te worden.”

Thelma van Petersen, wnd. griffier gemeente Aalsmeer

 De gemeente Aalsmeer is één van de eersten die gebruikmaakt van de dienst audiotranscriptie van NotuBiz. Bekijk de video voor hun ervaringen!

In de volgende video vertelt waarnemend griffier Thelma van Petersen van de gemeente Aalsmeer meer over het audiotranscript dat de gemeente van de vergaderingen laat maken en waarom zij daarbij voor NotuBiz kozen.

 Lees hieronder meer:

Wat was de reden voor de gemeente Aalsmeer om te kiezen voor audioverslaglegging door NotuBiz?
“De belangrijkste reden is dat de raad de toegankelijkheid voor de burger graag wilde vergroten. Doordat het audioverslag is opgeknipt per spreker kunnen mensen gemakkelijk fragmenten terugvinden. Bijkomend voordeel van een audioverslag is dat er geen discussie kan ontstaan over wat er precies is gezegd. Een deel van de raad is erg gehecht aan de schriftelijke notulen, ze vinden de overstap naar alleen audioverslaglegging erg groot. Dus daarom hebben we ervoor gekozen om naast een audioverslag ook een schriftelijk woordelijk verslag aan te bieden.”

Het schriftelijk verslag van de gemeente Aalsmeer wordt door NotuBiz verzorgd. Hiervoor maakt NotuBiz gebruik van de techniek audiotranscriptie. Waarom is ook voor het schriftelijk verslag voor NotuBiz gekozen?
“Vooral vanwege de beperkte kosten hebben wij voor NotuBiz gekozen. Wij lieten hiervoor altijd een samenvattend verslag maken. De kosten daarvan waren een stuk hoger dan de offerte die NotuBiz kon bieden voor een woordelijk verslag. Daarom hebben we uiteindelijk ervoor gekozen het product bij NotuBiz af te nemen.”

Hoe bevalt de serviceverlening van NotuBiz?
“Goed. Er was een tijdje een probleem met de kwaliteit van het geluid, maar dat lag bij ons. We durfden toen nog niet online te gaan, dat wilden we pas met een goed product. Inmiddels is dat verholpen, de audiotranscriptie is nu ook veel beter want dat hangt natuurlijk met de geluidskwaliteit samen. De laatste tijd hoeven we zelf nog maar heel weinig te veranderen in het verslag. Het komt wel eens voor dat iemand niet duidelijk door de voorzitter wordt aangekondigd en we hebben wel eens straatnamen die niet herkend worden. Wat handig is, is dat deze termen in het rood worden weergegeven. Ik hoef daardoor niet het hele verslag door te lezen, maar ik kijk naar die rood gemarkeerde termen. Ik ben misschien een kwartier bezig met het verbeteren van een verslag van een vergadering van drie uur.

Wat is de reactie van raadsleden op deze vormen van verslaglegging?
“Wij kregen vroeger nog wel eens wijzigingen van hen door. Dat gebeurt bij de laatste vergaderingen niet meer. Wel voeden raadsleden elkaar op door elkaar erop te wijzen dat ze hun naam moeten noemen en moeten wachten tot ze het woord krijgen van de voorzitter. Maar er zijn geen opmerkingen op het verslag.”

Willem Meffert, griffier gemeente Pekela

"Ik ben erg tevreden. Alles is beter vindbaar nu we gebruik maken van dit systeem. Bovendien besparen we enorm veel papier en is de service van NotuBiz goed geregeld."

De verslaglegging van de vergaderingen in gemeente Pekela is per januari 2013 van een schriftelijk verslag omgezet in een doorzoekbaar digitaal audioverslag, de dienst NotuRecord van NotuBiz. Sinds januari 2013 is daar het raadsinformatiesysteem NotuDoc bijgekomen. Zo zijn alle raadsvergaderingen en de bijbehorende stukken van Pekela online te vinden. De module ‘Besloten gedeelte plus zoeken’ voor raadsleden wordt momenteel nog geïmplementeerd.
De gemeente maakt naar tevredenheid gebruik van de NotuBiz-diensten. Griffier Willem Meffert: “NotuBiz? Gewoon doen!”

Wat deed u besluiten om nieuwe dienstverlening rondom de raadsinformatie af te nemen?
“We moesten bezuinigen en de schriftelijke notulen die voorheen altijd werden gemaakt kostten jaarlijks erg veel geld. Daarnaast wilden we de vergaderingen van de raad graag wat meer toegankelijk maken voor burgers. Daarom hebben we besloten een doorzoekbaar audioverslag te laten maken van de raadsvergaderingen en de raadsstukken online te zetten. Veel goedkoper dan een schriftelijk verslag, en nu de vergaderingen en de stukken digitaal online staan kunnen burgers ze gemakkelijk raadplegen. Ook raadsleden zelf kunnen alle raadsinformatie eenvoudig terugvinden via de zoekfuncties in NotuDoc en NotuRecord. Alle raadsinformatie vanaf 2008 zit erin, inclusief de najaarsnota’s, de begrotingen en de oude schriftelijke verslagen!”

Waarom hebt u daarbij gekozen voor NotuBiz?
“Ik kende NotuBiz al van diverse beurzen en via andere griffiers. Samen met mijn collega uit Veendam heb ik een aantal demonstraties van NotuBiz bijgewoond. Ik heb ook voorbeelden bekeken van andere gemeenten, die spraken me aan. Vandaar dat we hebben gekozen voor NotuRecord en NotuDoc van NotuBiz.”

Hoe bevalt de dienstverlening via NotuBiz?
“Ik ben erg tevreden. Alles is beter vindbaar nu we gebruik maken van dit systeem. Het bespaart enorm veel papier, ik kan geïnteresseerden in de raadsagenda gewoon de digitale versie van de agenda toesturen en verwijzen naar de linkjes in NotuDoc voor de bijbehorende stukken. Dat scheelt heel wat printwerk! Ook de service van NotuBiz vind ik erg goed, zeker in vergelijking met de voorgaande leverancier. Als ik ’s ochtends iets mail naar de Helpdesk is het ’s middags vaak al geregeld!”

Frans Meijerink, griffier gemeente Het Bildt

NotuBiz biedt één raadsportaal. Binnen één omgeving is alle raadsinformatie op een overzichtelijke en gemakkelijke manier terug te vinden. De communicatie tijdens de implementatie was uitstekend, ik heb gekregen wat ik voor ogen had.”

Hans Rijs, griffier gemeente Bodegraven-Reeuwijk

"We hebben een aantal aanbieders vergeleken. Met de applicatie van NotuBiz hadden we de beste klik, deze werkt gebruiksvriendelijk en heeft een automatische koppeling met het RIS dat we al hadden."

Gemeente Bodegraven-Reeuwijk was al vóór de herindeling in 2011 klant bij NotuBiz: de vergaderingen van de Reeuwijkse raad zijn vanaf eind 2008 al live én achteraf op internet te beluisteren. Ook werd er in de voormalige gemeente Reeuwijk al begonnen met het inrichten van het raadsinformatiesysteem én er is een experiment met papierloos vergaderen opgezet, toen nog op de laptop. Per januari 2011 werden Bodegraven en Reeuwijk samen een gemeente: Bodegraven-Reeuwijk. Inmiddels maakt de gemeente gebruik van zowel NotuDoc, NotuBox, NotuCast als NotuRecord van NotuBiz. Griffier Hans Rijs vertelt over de samenwerking met NotuBiz.

Is Bodegraven-Reeuwijk na de herindeling meteen met meerdere diensten van NotuBiz gaan werken?
“Begin 2011 zijn er technische aanpassingen gedaan in de raadzaal. Daarna kon het live uitzenden en digitaal archiveren van start. Intussen is het raadsinformatiesysteem steeds verder ingericht. Halverwege 2011 hebben we het papierloos vergaderen met NotuBox geïntroduceerd, halverwege 2012 werkten we volledig papierloos.”

Waarom heeft Bodegraven-Reeuwijk gekozen voor NotuBox?
“We hebben een aantal aanbieders vergeleken. Met de applicatie van NotuBiz hadden we de beste klik, deze werkt gebruiksvriendelijk en heeft een automatische koppeling met het raadsinformatiesysteem dat we al hadden. Ook het contact met de vertegenwoordiger van NotuBiz verliep prettig. Vandaar we voor NotuBox hebben gekozen.”

Hoe bevalt het werken met de diensten van NotuBiz?
“Onze gemeenteraad en de ambtelijke organisatie is erg tevreden, met name over NotuDoc. Kort geleden is ook het directieteam en het MT gestart met NotuDoc en NotuBox. Voor hen was het belangrijk dat de aantekeningen binnen de applicatie gedeeld konden worden. Nu dat mogelijk is, vergaderen zij voortaan ook digitaal met NotuBox.”

Wat vindt u van het nieuwe Politiek Portaal dat NotuBiz in 2013 bij zijn klanten introduceert?
“Het ziet er erg mooi uit, ik vind het een goede ontwikkeling. Bodegraven-Reeuwijk loopt graag mee in de kopgroep voor het krijgen van zo’n pagina. Ook de mogelijkheid tot het personaliseren van de pagina gaan we benutten, we worden de eerste gemeente met een video op de homepage van het Politiek Portaal!”

Griffie gemeente Rotterdam

Wat doet de raadsgriffie van Rotterdam om politiek dichter bij de burger te brengen?

Bekijk de video!

Kijk hieronder naar een interview met raadsgriffier Jaap Paans, hoofd Communicatie Patrick Schouteten en Frida Holleman, de secretaris van de raad.